L’ EMAIL : MAUVAISES PRATIQUES

http://entreprise20.fredcavazza.net/2009/11/29/la-collaboration-en-temps-reel-encore-a-la-traine-la-faute-a-lemail/

Mis au point en 1971 par Ray Tomlinson, ingénieur informatique, grâce à  l’@ pour séparer le nom de l’utilisateur de celui de la machine,  le courrier électronique couvre les échanges de 276,9 millions d’utilisateurs  (source Nielsen) à travers le monde aujourd’hui.

La publication d’un rapport par Forrester Research (2100 collaborateurs interviewés aux USA) laisse apparaître que les outils bureautiques « classiques » à 79%, et l’email à 87%, sont les plus utilisés au travail et ceci au détriment des outils de collaboration en temps-réel, je me suis penchée sur l’utilisation de ma propre boite mail cette semaine et le constat n’est pas brillant.

En effet  en 1 semaine, j’ai reçu environ 600 mails professionnels et j’ai du  passer environ 2 h/ jour à leur traitement.

Au-delà du temps passé à la lecture, aux réponses, au classement et à l’archivage, plusieurs problèmes semblent évidents :

-  les messages urgents peuvent ne pas être lus

- Un mail couvre souvent plusieurs sujets,où le classer ?

- Beaucoup d’emails contenant des informations importantes pour l’activité de l’entreprise sont directement archivés, ils deviennent inaccessibles aux autres collaborateurs et l’information n’est plus partagée.

- Les pièces jointes sont enregistrées (quand elles le sont!), puis modifiées sont de nouvelles versions et renvoyées. Un même document a donc un nombre de plus en plus important de versions, ce qui est source d’erreurs, très consommateur de temps et très peu efficace.

Si son efficacité dans l’entreprise n’est plus à prouver, l’email est dans bien des cas inadapté car utilisé à la place des outils de collaboration 2.0 tèls que les documents partagés, les wikis, les messageries instantanées, etc…

Les methodes de travail et le fonctionnement opérationnel doivent donc changer dans l’entreprise, l’daptation risque d’être encore longue et difficile.

NLG -Part-Time 2009/2010

1 Comment

  1. PATRICIA

    Moi qui vient du monde du MD, je peux vous dire que l’e-mailing n’est et ne sera pas totalement mort …Les acteurs réfléchissent et vont trouver la solution entre abandonner leur BDD ou les transformer via d’autres outils . RV dans un an !